認(rèn)證機(jī)構(gòu)中的審核檔案是最核心、具有史料價(jià)值的材料，這些審核材料可以還原審核現(xiàn)場、追溯審核歷史軌跡，從最初的認(rèn)證項(xiàng)目受理到最后批準(zhǔn)發(fā)證到最后的審核材料歸檔，審核檔案都會(huì)一一展現(xiàn)，承載著憑證和參考的重要作用。
認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核檔案的發(fā)展歷程，它經(jīng)歷了從紙質(zhì)審核檔案到電子審核檔案的發(fā)展階段，暨從紙質(zhì)的實(shí)物保存到利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的電子信息化存儲(chǔ)，并從有限空間的移動(dòng)硬盤存儲(chǔ)轉(zhuǎn)化到無限空間的云存儲(chǔ);同時(shí)伴隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，即電子化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的突飛猛進(jìn)，推動(dòng)并激發(fā)了認(rèn)證審核檔案向著數(shù)字化的方向發(fā)展。
檔案數(shù)字化是指利用數(shù)字方法、工具、技術(shù)等應(yīng)用于審核檔案資源，并使審核檔案以數(shù)字形式呈現(xiàn)給利用者，從而實(shí)現(xiàn)利用者的沉浸式審核體驗(yàn)以及發(fā)揮審核檔案價(jià)值功能的過程;同時(shí)，實(shí)現(xiàn)審核檔案的活化利用，滿足審核知識(shí)傳播和參考需求的目的，最終為借閱者提供高效利用。
本文結(jié)合全球信息化對云存儲(chǔ)環(huán)境下的認(rèn)證審核檔案進(jìn)行數(shù)字化的實(shí)施路徑及作用進(jìn)行探析。
審核檔案實(shí)施數(shù)字化的路徑
1.制定認(rèn)證機(jī)構(gòu)相關(guān)數(shù)字化的審核檔案管理制度
認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)與自身的實(shí)際情況，從審核檔案的形成過程：項(xiàng)目受理——合同評審——審核策劃——審核安排——現(xiàn)場審核——認(rèn)證評定——頒發(fā)證書以及后續(xù)的監(jiān)督/專項(xiàng)等類型的審核的各個(gè)環(huán)節(jié)的角度，提出認(rèn)證業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)中電子文件歸檔的相關(guān)制度，同時(shí)結(jié)合業(yè)務(wù)流程中審核檔案的文件格式、文件名稱、文件目錄等規(guī)則，制定規(guī)范數(shù)字簽名相關(guān)認(rèn)證制度，同時(shí)與第三方數(shù)字認(rèn)證相關(guān)機(jī)構(gòu)合作，簽署備案相關(guān)數(shù)字化公章、數(shù)字化簽名等備案業(yè)務(wù)，并將數(shù)字化全面應(yīng)用在電子審核檔案轉(zhuǎn)換數(shù)字化審核檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)流程直到最后歸檔環(huán)節(jié)等，同時(shí)制定出合理、有效、安全、可靠的數(shù)字化審核檔案管理制度，以便為后續(xù)開展機(jī)構(gòu)審核檔案數(shù)字化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和相應(yīng)的技術(shù)支撐。
2.利用審核檔案數(shù)字化相關(guān)制度規(guī)范電子檔案的形成過程
根據(jù)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的行業(yè)特點(diǎn)，從認(rèn)證審核流程中涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)，以去中心化的區(qū)塊鏈形式進(jìn)行模塊化管理，即從源頭上進(jìn)行歸檔控制，而不僅僅是在歸檔收集的環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，以便于安全可靠地對電子文件進(jìn)行輸出，確保電子文件資料及時(shí)生成并歸入相應(yīng)區(qū)塊中的歸檔文件夾中，最后將各環(huán)節(jié)的區(qū)塊鏈文件模塊進(jìn)行整體鏈接串聯(lián)，形成完整、有效且安全的整套審核檔案管理文件夾，點(diǎn)擊一鍵歸檔，即可進(jìn)入無限存儲(chǔ)的云空間進(jìn)行審核檔案的電子化管理，為審核檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換提供數(shù)據(jù)源保障。
3.對認(rèn)證機(jī)構(gòu)中的認(rèn)證管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用性摸索升級(jí)
審核檔案元數(shù)據(jù)作為電子檔案管理的核心內(nèi)容。可以說審核檔案的準(zhǔn)確、完整、有效性，以及提供利用都具有十分重要的作用，所以認(rèn)證管理系統(tǒng)必須依托相關(guān)數(shù)字化管理制度以及本機(jī)構(gòu)自己的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)升級(jí)，并對升級(jí)后的審核檔案進(jìn)行統(tǒng)一格式化處理，同時(shí)審核檔案要實(shí)現(xiàn)人性化服務(wù)，還需要充分考慮和利用好與審核檔案利用者的需求之間的關(guān)系，并樹立數(shù)據(jù)化思維意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)思維意識(shí)、審核思維意識(shí)，形成認(rèn)證管理系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)庫思維，使數(shù)據(jù)賦能于智能化的檔案服務(wù)，以在此基礎(chǔ)上提出全方位、全鏈條的檔案管理服務(wù)利用的模式;生成帶有電子簽名后且不可更改的電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)管理，以確保審核檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性;為實(shí)現(xiàn)認(rèn)證機(jī)構(gòu)全面、系統(tǒng)、主動(dòng)、智能監(jiān)督提供新的審核檔案數(shù)字化的發(fā)展方向。
審核檔案實(shí)施數(shù)字化的作用
1.有利于優(yōu)化和提高認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核檔案管理工作的流程和質(zhì)量
結(jié)合檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)應(yīng)用于認(rèn)證機(jī)構(gòu)中審核檔案的管理工作的流程大致分為：檔案的收集、整理、編目、鑒定和統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用、檔案編研、檔案的保管等。基于此，借助認(rèn)證管理系統(tǒng)的智能化，對審核檔案信息進(jìn)行數(shù)字化獲取、感知、互通、挖掘與嘗試進(jìn)行系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)分析，通過智能觀察、提取分析，應(yīng)用認(rèn)證審核檔案服務(wù)流程的多途徑、多領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)審核端口與申請認(rèn)證組織端口共享的一站式的數(shù)字化服務(wù)，同時(shí)借助區(qū)塊鏈的形式，將審核檔案數(shù)字化資源共享在認(rèn)證機(jī)構(gòu)管理平臺(tái)上，這樣有利于認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核檔案管理資源的傳承和共享，并促使檔案信息資源開發(fā)利用向智能化、數(shù)據(jù)化共享互通的方向發(fā)展，更好地為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供支撐，提高了審核檔案管理工作的質(zhì)量。
2.有利于推動(dòng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核檔案編研工作順利開展
檔案編研工作是審核檔案進(jìn)入歸檔階段后，對檔案信息進(jìn)行集中、研究、編輯、加工以使其更適合審核利用的形式，運(yùn)用數(shù)字化的轉(zhuǎn)換方式，對編研成果進(jìn)行匯編，形成機(jī)構(gòu)內(nèi)的寶貴資料，即是將機(jī)構(gòu)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)豐富的審核前輩的審核思路轉(zhuǎn)化為無形審核資產(chǎn)，適時(shí)進(jìn)行內(nèi)部開放，可幫助新進(jìn)的審核人員提高審核管理水平，拓寬審核思路，積累審核經(jīng)驗(yàn)。可以說，更好地發(fā)揮檔案數(shù)字編研的作用，將大大推進(jìn)機(jī)構(gòu)對審核檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的深度挖掘和應(yīng)用工作的順利開展。
3.有利于全面推動(dòng)審核檔案數(shù)字化工作全面鋪開
隨著大數(shù)據(jù)處理時(shí)代的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、以數(shù)字化為主題的審核檔案科研課題、數(shù)字化審核檔案案例匯編，以及審核技能管理知識(shí)等都會(huì)以數(shù)字化的方式展現(xiàn)給檔案利用者，數(shù)字化已深入各行各業(yè)，機(jī)構(gòu)要順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的大趨勢，抓住檔案信息的數(shù)字化規(guī)律，從中找出可以挖掘的數(shù)字信息資源，檔案管理人員也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思維，積極創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各類管理知識(shí)、信息化知識(shí)、電子化知識(shí)、數(shù)字化知識(shí)，共同為推動(dòng)機(jī)構(gòu)的審核檔案管理數(shù)字化全面展開做出貢獻(xiàn)。


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