ISO9001質量管理體系審核實踐指南審核電子化管理體系
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7.組織的資源
由于組織趨于使用EBMS，IT部門的角色變得至關重要。審核員應驗證組織是否配置了適宜的IT資源(包括基礎設施)以確保EBMS持續有效地運行。
審核員也應驗證組織是否在建立、文件化、實施和保持EBMS方面，已經適當地界定了IT人員的互動、支持和參與程度。
作為驗證資源配置適當與否的一部分，審核員應評估組織為運行EBMS如何規定硬件和軟件操作人員的能力要求。
建立EBMS過程期間，為了讓使用者適應，習慣上準許在一段時間內硬拷貝和電子版體系并用。在此情形下，審核員應驗證組織確保EBMS正在被組織的人員消化理解和應用的方法。
組織IT基礎設施的復雜程度多種多樣，取決于業務的性質和復雜程度。審核員應驗證組織對其IT平臺的系統維護政策和程序。審核員也應驗證組織如何應對系統故障停工事件，因為這些將影響EBMS的正常運行。審核員應驗證組織是否有正規的備份系統，以及是否定期對其進行充分地評審和測試。
在軟件方面，審核員應驗證對內部軟件、外部軟件、軟件許可以及軟件升級的控制。由于軟件可以被看成是一種動態電子文件，所以上面給出的對于文件審核的指南，也適用于此。
對組織EBMS使用軟件的程度，審核員應評審該軟件的功能及其與標準規定的管理體系要素之間的關系。
由于環境因素可影響IT平臺的功能，組織應針對此類因素采取措施加以防護。這可包括從對充足的設施或空間的需要，到對不間斷電源(UPS)的需要。審核員應評估組織的控制是否考慮到設施的維護、溫度、濕度等等，直到能夠承受EBMS運行的程度。
8.內部和外部電子化溝通
由于電子化溝通的可選性以及使用方便性在增加，組織應確保文件化的管理體系描述選擇和使用方法;為了滿足組織EBMS和其他適用管理體系標準的要求，必要時，應確保使用這些方法的一致性，。
為滿足EBMS的要求，當局域網、Email和即時信息得到利用時，審核員應驗證方針和程序是否描述采用這些方法的細節。此外，若內部電子化溝通的結果被用于滿足審核標準，則審核員應驗證所使用的控制記錄的政策和程序。
當組織依賴IT基礎設施與顧客(例如電子商務)、供應商(電子采購)、外部場所和其他相關方進行電子化溝通時，審核員應驗證在EBMS中是否正式描述了這些溝通和相關交易的方法、政策和程序。
9.多場所管理體系
通過多場所(或者從一個中央場所到衛星場所)運營的組織，通常通過電子化手段，諸如互聯網、外部局域網、e-mail和即時信息，與其不同場所保持溝通并共享政策、程序和過程數據。
當使用IT平臺和與之相關的應用軟件共享與審核標準有關的信息時，審核員對組織運用的不同網絡手段的理解，應達到確定EBMS是否滿足審核標準所必要的程度即可。
審核員應驗證對多場所管理體系的控制，是否已經在組織的政策和程序中適當地描述和確定。
10.審核員能力
由于組織越來越依賴軟件監視和控制其運營，對EBMS審核過程的可信性將取決于審核員理解信息技術趨勢的能力。
審核組織應采取必要的措施，包括提供培訓，來滿足審核員在基礎方面的普遍和個別需求，包括：
—可能影響管理體系運行的信息技術普遍發展趨勢
—對所承擔的每項審核任務在審核細節上需要考慮的事項
由于與審核標準的改變相比，在IT領域的創新相對要迅速，對相關趨勢及其可應用性和在EBMS中的應用，審核員和審核組織面臨著需要擁有實踐性理解的挑戰。
創新可能會影響EBMS的運行功能，審核組織應決定為了有效實施一個特定審核，審核組自身是否具備所需的經驗，或者是否需要技術專家支持。


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