新型冠狀病毒肺炎疫情在全國范圍內的蔓延,對我國汽車制造行業(包括整車及整個汽車供應鏈)產生巨大影響,很多汽車生產企業至今無法正常組織生產(部分汽車生產企業雖已開工,但也無法正常進行生產)。為了使新型冠狀病毒肺炎疫情對企業影響降到最低、為了持續滿足顧客要求,需要IATF16949管理體系對汽車生產行業保駕護航,但如何使IATF16949管理體系在特殊時期發揮有效作用,我們提出如下建議:
內外部因素及風險分析
應結合組織實際情況,充分分析組織所在地區的疫情情況及政府的相關要求(目前各級政府對疫情管控要求較嚴,需充分識別),并進行有效風險分析;
NO.2顧客要求/顧客特殊要求識別/評審
應積極收集、分析、評審顧客要求/顧客特殊要求,如顧客是否針對產品、防護提出新的要求?是否對交付有特殊要求(如交付方式、交期、庫存等)?
◆特別說明:整車廠的顧客包括集團客戶、經銷商及最終用戶等。
NO.3體系/方案策劃
●最高管理層親自掛帥(充分體現領導作用),成立疫情領導小組;
●對疫情防控、疫情對生產/產品質量影響的總體策劃,制定合理的疫情防控、組織有效運行、持續滿足顧客要求的方案;
NO.4組織環境/安全防護
●應確定適宜的開工時機和工作方式,確保滿足各級政府及顧客要求;
●組織內部各區域、全體員工及產品均應得到有效防護,包括各種資源的配備(如口罩、消毒液等)、各項防護的有效實施等;
●應加強消毒管理,如確定合理的消毒頻次、評估消毒對員工/產品影響的分析、消毒液的存儲/標識等;
NO.5內部溝通
針對疫情總體情況、疫情對生產/產品質量影響及相應措施向全體員工進行宣貫、培訓,確保相關人員對疫情總體情況、疫情對生產/產品質量影響及相應措施熟悉,并督促、指導、監控全體員工有效實施;
NO.6應急管理
應綜合策劃疫情的各種應急管理方案,包括應急預案的啟用時間、演練及效果評價;
NO.7訂單評審
應持續關注顧客開工信息、月度訂單/周訂單/日訂單(包括疫情結束后的訂單急劇增長的可能),并積極組織評審(多功能小組評審,必要時邀請最高管理者參加),確保持續滿足顧客訂單要求(包括質量及交付要求);
◆特別說明:整車廠的訂單可包括集團客戶、經銷商、最終用戶的訂單,也包括整車廠策劃的特殊銷售方案。
NO.8交付過程
應進行充分地風險評估,確保產品交付(包括交付交付時間/數量、產品質量、產品防護及消毒管理)滿足顧客要求,應充分考慮疫情對物流、人員的影響,必要時采取一些特殊措施確保交付滿足要求(可能會導致超額運費的發生);
◆特別說明:整車廠的交付可包括集團客戶、經銷商、最終用戶的交付,也可能包括整車廠策劃的特殊交付方案。
NO.9人力資源管理
●應充分分析人力資源情況,尤其是疫情期間或疫情之后可能的人員流失(或返工難),并制定具有可操作性的應急預案;
●應加強對員工防護,確保防護措施符合防疫要求;
●有效管控外來人員防疫管理,如相關方人員防疫管理。
NO.10生產過程
應重點分析疫情對生產的影響,確保生產過程及生產的產品滿足顧客要求,應重點考慮以下內容:
●人員是否滿足要求(包括人員數量、能力);
●長時間停工(春節假期/疫情影響)后的作業準備驗證;
●作業方式/生產節拍變化以及相關文件的落實(如有重大變更,需獲得顧客批準),應重點關注相關變化是否對產品質量產生影響;
●產品包裝是否滿足顧客/政府防疫要求;
●實施應急或采取特殊措施下(如發生例外放行,包括采購物資和產品的交付, 如臨時更換供應商,如臨時更換制造工藝或生產人員等)生產產品的特殊管控(如可追溯性管理等)。
NO.11采購及供應商管理過程
應分析每家供應商受疫情的影響,確保采購過程及所有采購產品滿足要求,需重點考慮以下內容:
●供應商所在地區疫情情況;
●疫情對供應商所供產品的影響,如產品要求、產品包裝、產品防護等;
●疫情對供應商所供產品的交付影響,如交付期是否滿足要求;
●每家供應商應針對疫情策劃并有效實施的應急預案;
●采購計劃應編制合理、充分,如條件允許,適當增加零部件/原材料的儲備數量;
●與供應商的及時/充分溝通。
另外,組織也應針對供應商管理、采購管理、采購產品質量、采購產品交期均策劃應急預防(包括應急預案的演練)。
NO.12測量設備管理
受疫情影響無法在有效期內完成量/檢具的外部檢定或校準,而需要超期使用,應考慮建立對這些量/檢具的測量有效性的評估方法,并實施和保存記錄。例如:與顧客比對、與樣件比對、與庫存合格品比對等。
NO.13特種設備管理
受疫情影響無法在有效期內完成特種設備(行車、叉車)的外部檢定,而需要超期使用,應該考慮二方面的臨時措施,一方面與地方特種設備的安監部門溝通并留存記錄,另一方面,增加對這些設備的日常點檢頻次和項目的臨時措施,例如:周檢改為日檢、月檢項目納入到日檢項目。
NO.14庫存品管理
對于有儲存期限的原材料、半成品、成品,延遲復工,導致的超期使用,應保持關注,按標準8.5.4.1防護的要求,評估這些物品的質量狀況并保留證據;
NO.15內部審核
視疫情嚴重程度(不同地區嚴重程度不同)、疫情持續時間及疫情對組織產品的影響程度,組織應有效策劃或重新評估/調整2023年度內審方案,重點考慮疫情對體系的影響(尤其對顧客的影響),必要時增加專項內部審核(包括體系審核、過程審核和產品審核);
NO.16管理評審
視疫情嚴重程度(不同地區嚴重程度不同)、疫情持續時間及疫情對組織產品的影響程度,組織應有效策劃或重新評估/調整2023年度管理評審方案,建議增加管理評審的頻次。
另外,因疫情對各認證機構影響也較大,疫情結束后的審核工作量將急劇增加,為了確保組織的三方審核順利進行,應積極與認證機構溝通,盡早確定現場審核時間。
以上建議希望對組織IATF16949在疫情期間有效運行能夠起到一定的指導作用,以便使疫情對組織的各種影響降到最低、不斷增強顧客滿意,并最終不斷提高組織經濟效益。
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