ISO9001體系認證中對特殊媒介文件的控制
一、ISO9001文件采用媒介的策劃:
1、組織在文件策劃時應根據組織的文件使用要求和資源配置情況確定文件采用的媒介;
2、組織的文件可能存在若干種媒介形式,因此,在策劃文件控制時應考慮不同媒介形式文件控制的要求;
3、計算機和互聯網的應用,使得在部分組織中除最常見的紙質文件外,電子文件（包括儲存在電腦硬盤、磁盤、光盤呢、閃存盤、局域網中的文件等）作為常用的文件形式被大量使用.
二、特殊媒介文件的保管:
1、電子媒介文件要做到防止存儲的文件意外損壞和文件丟失;
2、電子媒介文件需要做好備份（如:以不同的媒介備份、異地磁盤備份等）.
三、特殊媒介文件的標識:
1、無論文件以何種媒介形式存在,文件標識應能起到文件狀態的識別作用.
2、文件標識還應具備便于歸類和檢索的功能.
四、特殊媒介文件的批準:
1、文件在發布前同樣應由相關授權人員對文件的充分性進行審核;
2、文件經批準后正式發布.
五、特殊媒介文件的發放:
1、根據文件承載的媒介形式確定文件的發放形式（如:在局域網上發布）;
2、文件發放應充分,在需要使用文件的場所相關人員應能得到文件;
3、某些需要保密的文件,發放范圍應適當控制（如:局域網中部分文件需要設定授權閱讀范圍和密碼）;
4、電子文件的發放也應具有可追溯性.
六、特殊媒介文件的修改:
1、電子文件的修改方便快捷,但也存在一定的隨意修改或誤改的風險;
2、盡可能在使用電子文件的場所對這類文件設定只讀功能（如:使用光盤文件）;
3、為使文件修改之處能夠容易地被識別,電子文件可用不同顏色、字體、底紋或下劃線將修改處加以標明.
七、特殊媒介文件的作廢:
1、作廢文件應及時撤離現場,做好電子文件的刪除,防止誤用;
2、對一些重要的文件的作廢,除發放通告外,還可配合進行現場文件清理行動.


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