文件控制程序(ISO9001-2015)
1.0 目的
確保管理體系在組織內(nèi)能夠有效落實，對管理體系所要求的文件予以控制;通 過相關(guān)文件的編號、版本、類別、分發(fā)、回收、修訂和批準等活動進行規(guī)劃， 防止作廢的文件非預(yù)期使用，保持現(xiàn)場操作中的文件版本是最新、最有效。
2.0 范圍
本程序適用于本公司的文件(包括外來文件)的控制。
3.0 定義與術(shù)語
3.1 文件：信息及其承載媒體; 3.2 顧客圖面資料：指顧客提供的產(chǎn)品組裝圖、部品表、包裝資料、說明書、 及各種標簽。
4.0 職責
4.1 總經(jīng)理負責質(zhì)量手冊批準，副總經(jīng)理負責質(zhì)量手冊審核及程序文件的批準; 4.2 管理者代表負責制訂質(zhì)量手冊及三級文件的批準; 4.3 文控中心負責公司體系文件、外來文件的登錄、發(fā)放、回收、作廢; 4.4 各部門負責程序文件、工作文件、表單的編制、使用及保存、外來文件的 收集; 4.5 文控中心責接收顧客圖面資料及登記并轉(zhuǎn)交給開發(fā)部進行轉(zhuǎn)化; 4.6 工程部負責技術(shù)文件的審批、控制、發(fā)放、回收、作廢;
5.0 作業(yè)流程
5.1 文件的分類 a.受控文件:凡質(zhì)量管理體系運行的部門(含提供認證機構(gòu))、場所、班次，使 用的文件均為受控文件，包括： 質(zhì)量體系文件：如質(zhì)量手冊、程序文件和其它質(zhì)量文件(表格、報告等)。 管理文件：如制度等。 技術(shù)、支持性文件：如工程圖樣、工程標準、數(shù)據(jù)資料、檢驗指導書、試驗程 外來文件：國家標準、行業(yè)標準、法律法規(guī)、顧客工程規(guī)范、供方記錄等。b.非受控文件 凡于質(zhì)量管理體系運行無關(guān)聯(lián)的文件屬于非受控文件，如行政任命、事務(wù)性通 知等。因評審、考察等用的，向上級機關(guān)或顧客提供的質(zhì)量體系文件，均為非 受控文件。“非受控”文件，更改不通知，作廢不回收。 c.文件層次分灰 a.一階文件：質(zhì)量手冊; b.二階文件：程序文件; c.三階文件：檢驗標準、技術(shù)標準、作業(yè)指導書、設(shè)備操保保養(yǎng)規(guī)程、日常管 理制度、管理辦法等; d.四階文件：記錄表單; 5.2 文件編號 a.由文件起草人到文控中心申請文件編號; b.文件編號要求： b1.一階文件編號要求 德信誠培訓網(wǎng) 更多免費資料下載請進： (1)—01—; 文件的制訂部門代碼 文件的階層類別 一階文件的流水號
示例1：如質(zhì)量手冊 b2.二階文件編號要求 (1)—02—; 文件的制訂部門代碼 文件的階層類別 一階文件的流水號
示例1：如文件控制流程 b3.三階文件編號要求 (1)—03—; 文件的制訂部門代碼 文件的階層類別 一階文件的流水號
示例1：如文件控制流程 b4.四階文件(表單記錄)編號要求 二階文件表單記錄編號要求 二階文件編號表單的流水號
示例1：如文件控制流程表單 三階文件表單記錄編號要求 三階文件編號表單的流水號(01、02、03
7) 示例1：如文件控制流程表單 4.2.5 文件版本要求 當文件更改時文件版本按照
7規(guī)律更新 c.部門代碼 部門 代碼 部門 代碼 總經(jīng)辦 01 資材部 06 管理部 02 資材部/采購課 0601 管理部/稽核課 0201 資材部/物料課 0602 管理部/品管課 0202 生產(chǎn)部 07 管理部/業(yè)務(wù) 0203 生產(chǎn)部/生管 0701 工程部 03 生產(chǎn)部/一課 0702 工程部/LED 0301生產(chǎn)部/二課 0703 總務(wù)部 05 生產(chǎn)部/三課 0705財務(wù)部 08 生產(chǎn)部/五課 0706 內(nèi)貿(mào)部 09 d.外來文件編號直接引用外來文件的編號。
5.3 文件的編制與審批： a.一級文件：由文件編寫小組編制，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。 b.二級文件：由相關(guān)部門主管編寫，部門經(jīng)理進行審核，副總經(jīng)理批準。 c.三級文件：規(guī)程、作業(yè)指導書由各主管部門或各業(yè)務(wù)技術(shù)人員編寫，各相應(yīng)
部門負責人審核，管理者代表批準。
5.4 文件發(fā)放及狀態(tài) a.文件發(fā)放由管理者代表根據(jù)責任與崗位需要確定文件發(fā)放范圍,經(jīng)批準的文 件由文控中心登錄《文件一覽表》進行管制，并在文件的右下角蓋上“文件管 制發(fā)行章”，同時填寫《文件發(fā)放/回收記錄表》，發(fā)放給相關(guān)部門，簽收者簽名 確認; b.本公司質(zhì)量管理體系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必須始終 保持為有效版本，并加蓋紅色受控印章，非受控文件本公司不負責更新或換版 僅供外界人員使用.
5.5 文件的保存： a.所發(fā)文件由各部門專人進行管理。 b.文件不可隨意涂改，亂寫亂畫，保持文件清晰、容易識別。 c.文件在使用過程中，如被污損、丟失，持有者應(yīng)及時報告，申請補(換)發(fā)。
5.6 文件的作廢： a.作廢由文控中心負責回收作廢文件，加蓋“作廢”印章以示廢止，并填寫《文 件銷毀單》，由部門經(jīng)理核準后毀銷;
5.7 文件的修訂及更新： a.管理部組織內(nèi)審人員，在每次內(nèi)審前，至少對質(zhì)量管理手冊和程序文件進行 一次評審，對文件中與實際情況不適宜的地方加以修改，修改前應(yīng)填寫《文件 更改單》經(jīng)管理者代表審核后發(fā)放《文件更改單》，副總經(jīng)理批準進行更改。 b.除定期修改外，文件和資料需要更改時，文件更改應(yīng)由發(fā)現(xiàn)人向管理部反映， 管理部將有關(guān)信息傳達到文件原編寫審批部門，并填寫《文件更改單》進行修 德信誠培訓網(wǎng)
5.8外來文件的控制 a.外來文件包括國際、國家、行業(yè)、地方的標準、法規(guī)和客戶提供的文件等; b.在公司內(nèi)使用的外來文件由管理部文控中心歸口管理;當接到外來文件時， 文控中心將其登錄于《外來文件登記表》中，并交相關(guān)部門負責人審核確定其 對本公司是否適用; c.審批后的外來文件，作為本公司的受控文件，加蓋“受控”章，并在《外來 文件登記表》中注明; d.顧客圖紙圖樣、合同標準、規(guī)范要求等作為一種特殊的外來文件，應(yīng)視為顧 客財產(chǎn)進行控制，由客人轉(zhuǎn)至開發(fā)部，再由開發(fā)部統(tǒng)一編號，并作好標識，控 制其分發(fā);當在使用中發(fā)現(xiàn)其圖紙或標準不清時，應(yīng)及時和顧客聯(lián)系，并作好 記錄;對顧客文件要進行保密，未經(jīng)顧客同意不得私自向外借閱或復印。 e.每半年對外來文件的有效版本進行評審追蹤，當文件版本發(fā)生變化時，將追 蹤結(jié)果記入《外來文件登記表》中，確保使用有效版本的適用的外來文件; f.更新后的外來文件須重新審批。
5.9 考慮節(jié)能和環(huán)保，文件可采用電子版形式發(fā)布。 5.10 資料歸檔 文控中心在文件控制過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄按照《記錄控制程序》要求進行歸 檔及保存。
6.0 參考文件
6.1 記錄控制程序
7.0 記錄表格
7.1 文件發(fā)放/回收記錄 7.2 文件銷毀單 7.3 文件一覽表 7.4 文件更改單 7.5 外來文件登記表
8.0 作業(yè)流程圖
流程圖 權(quán)責部門 記錄 相關(guān)單位 文控中心 副總經(jīng)理 管理者代表 文控中心 相關(guān)單位 相關(guān)單位 管理部 文控中心 文控中心 文件修改申請單 文件一覽表 外來文件登記表 文件發(fā)放/回收記錄表 文件修改申請單 文件發(fā)放/回收記錄表 文件銷毀單 保留 不保留 未通過 通過 文件編制 審批 文件發(fā)放 文件簽收 文件使用 評審更改 文件回收 文件銷毀 標識 存檔 編號/登錄


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