ISO14001標準文件、程序和記錄的理解
一、文件理解要點:
1.文件是指信息及其承載媒體,而媒體可以是紙張、計算機磁盤、或其他電子媒體、照片或標準樣品,或他們的組合.如:形成文件的環(huán)境方針、目標和指標、環(huán)境管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等.
2.體系文件的復(fù)雜程度取決于組織的規(guī)模、類型、過程的復(fù)雜程度以及人員的能力等.
3.文件的價值表現(xiàn)為文件的作用和使用文件所產(chǎn)生的效果.文件可使人們溝通意圖,統(tǒng)一行動,通過使用文件傳遞所需要的信息,并利用這些信息來指導(dǎo)環(huán)境管理體系的有效運行.
4.文件的控制包括文件的編制、批準、發(fā)放、使用、更改、作廢、保留、回收等內(nèi)容.
二、程序理解要點:
為實現(xiàn)對過程的控制,就必須規(guī)定其途徑.這種規(guī)定可以是口頭的,也可以是書面的,當程序形成文件時,稱為“程序文件”.
1.程序文件要有針對性:每一個程序文件都應(yīng)針對組織活動、產(chǎn)品或服務(wù)的特點,包含環(huán)境管理體系要素中一個邏輯上相對獨立的內(nèi)容,可以是管理體系中的一個體系要素;可以是體系要素中的一個活動;或是幾個體系要素中具有相關(guān)要求的一組活動.
2.程序文件要有可操作性:程序文件是組織實施體系的一組管理文件,程序文件規(guī)定了實施目的和適用范圍,規(guī)定了實施的主管部門和相關(guān)部門,明確了職責(zé)和權(quán)限,規(guī)定了實施的步驟、方法和要求.即5WIH(What,Why,Who,When,Where,How),按程序文件實施就是使標準要求結(jié)合組織活動、產(chǎn)品或服務(wù)的特點有了可操作性的依據(jù).
3.程序文件要有可評比性和可檢查性:體系實施的一個重要標志就是有效性的檢驗,實施過程中不斷地評價是否改進了組織的環(huán)境管理,是否控制和減少了事故的產(chǎn)生,是否達到了預(yù)期的目標等.只有在不斷地評比中才能完善體系,才能實現(xiàn)環(huán)境績效和體系持續(xù)地改進,因此,程序文件中要體現(xiàn)可評比性和可檢查性,需要時應(yīng)附以相應(yīng)的控制標準.
4.程序文件的復(fù)雜程度取決于組織的規(guī)模、類型、過程的復(fù)雜程度以及人員的能力等.
三、記錄理解要點
1.記錄是證明環(huán)境管理體系符合要求并有效運行的客觀證據(jù),是一種可提供追溯性證明的特殊形式的文件;同“可為驗證、采取糾正”預(yù)防措施以及為保持和持續(xù)改進環(huán)境,理體系提供信息和依據(jù).
2.記錄管理的主要內(nèi)容是:標識、收集、編目、歸檔、保存、保護、檢索、留存和處置.要求便于存取、檢索、查閱;保存記錄的場所應(yīng)避免記錄損壞、變質(zhì)和遺失;同時應(yīng)字跡清楚、帥識明確、具有可追溯性,且應(yīng)針對不同的記錄規(guī)定不同的保存期限.


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