審查員來電話啦？溝通過程中這些問題要注意！
發(fā)布時(shí)間：2025-07-08 點(diǎn)擊：24
滴滴…滴滴..
“喂，您好，請(qǐng)問您是”；
“我是審查員，需要和您溝通一個(gè)專利”。
最近有沒有接收到類似的電話呢？審查員來電話前后的需要注意的內(nèi)容有哪些？
筆者和您大致說一下吧。
在《專利審查指南 2010版》第二部分第八章 第4.13節(jié)記載了“電話討論 審查員可以與申請(qǐng)人就申請(qǐng)文件中存在的問題進(jìn)行電話討論，但電話討論僅適用于解決次要的且不會(huì)引起誤解的形式方面的缺陷所涉及的問題。審查員應(yīng)當(dāng)記錄電話討論的內(nèi)容，并將其存入申請(qǐng)案卷。對(duì)于電話討論中審查員同意的修改內(nèi)容，通常申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)正式提交經(jīng)過該修改的書面文件，審查員應(yīng)當(dāng)根據(jù)該書面修改文件作出審查結(jié)論。
如果審查員在電話討論中同意的修改內(nèi)容屬于本章第5.2.4.2節(jié)和第6.2.2節(jié)所述的情況，則審查員可以對(duì)這些明顯錯(cuò)誤依職權(quán)進(jìn)行修改”。
在提交專利申請(qǐng)文件之后，授予專利權(quán)之前，審查員會(huì)通過多種方式與申請(qǐng)人/代理人進(jìn)行溝通，包括：發(fā)出審查意見通知書、會(huì)晤、電話討論、取證和現(xiàn)場調(diào)查等。
其中，電話討論是一種比較快捷、溝通效率較高的一種溝通方式，電話討論包括兩方面，即審查員主動(dòng)打電話與申請(qǐng)人/代理人進(jìn)行專利文件溝通，以及，代理人/申請(qǐng)人主動(dòng)打電話給審查員進(jìn)行專利文件溝通。
本文對(duì)審查員主動(dòng)電話溝通過程中的部分內(nèi)容說明一下，以代理人作為聯(lián)系對(duì)象。
一、聯(lián)系時(shí)機(jī)
筆者認(rèn)為審查員主動(dòng)發(fā)起的電話討論大致涉及如下幾種類型的專利事務(wù)：
1、查看到專利申請(qǐng)文件中存在次要的且不會(huì)引起誤解的形式方面的缺陷；
2、審查員對(duì)于專利申請(qǐng)文件的部分內(nèi)容（尤其是權(quán)利要求書的內(nèi)容）存在疑問；
3、審查員對(duì)于代理人提交的意見陳述內(nèi)容的答復(fù)觀點(diǎn)存在疑問，需要與代理人溝通答復(fù)文件內(nèi)容。
審查員在查看到文件中存在次要的且不會(huì)引起誤解的形式方面的缺陷后，會(huì)主動(dòng)進(jìn)行電話溝通，這樣一方面可以加快審查速度，縮短審查期限，提高審查效率。
另一方面可以雙方的減少溝通成本，通過電話討論能夠讓代理人快速、清楚、準(zhǔn)確的了解到審查員認(rèn)為專利申請(qǐng)文件存在的缺陷。
因此，審查員主動(dòng)電話溝通的時(shí)機(jī)為在確定專利申請(qǐng)文件中存在次要的且不會(huì)引起誤解的形式方面的缺陷，且認(rèn)為電話溝通能夠更為清楚、準(zhǔn)確的了解到缺陷內(nèi)容時(shí)，審查員會(huì)主動(dòng)打電話給代理人，以溝通相應(yīng)的專利申請(qǐng)文件。
二、聯(lián)系方式
在審查員想要主動(dòng)聯(lián)系專利案件的代理人時(shí)，往往會(huì)通過代理人提交的意見陳述書中的內(nèi)容，查找到聯(lián)系電話，因此，代理人在撰寫意見陳述書時(shí)，需要在合適的位置提供能夠準(zhǔn)確、及時(shí)聯(lián)系到自己的聯(lián)系電話。
筆者在日常代理答復(fù)審查意見通知書，提供意見陳述書時(shí)，會(huì)遇到審查員無法聯(lián)系到其它案件的代理人，電話無法打通的情況，這時(shí)，就會(huì)造成審查員的困擾。
因此，筆者在這里建議，代理人在提供意見陳述書時(shí)，最好能夠在文件的合適位置標(biāo)識(shí)自己的聯(lián)系電話，比如在意見陳述書的段落末尾通過醒目的顏色標(biāo)識(shí)聯(lián)系電話。
當(dāng)然，為了能夠在審查員主動(dòng)打電話聯(lián)系時(shí)，能夠快速查詢到相應(yīng)的案件，代理人可以在意見陳述書與聯(lián)系電話關(guān)聯(lián)的位置提供案件卷號(hào)（可以在意見陳述書末尾同時(shí)標(biāo)識(shí)案件卷號(hào)），通過案件卷號(hào)快速查詢到雙方將要溝通的目標(biāo)案件，減少審查員與代理人在案件查詢方面的溝通時(shí)長，提高溝通效率。
三、溝通方式和內(nèi)容
在審查員與代理人雙方電話溝通后，且代理人查詢到審查員待溝通案件的所處位置后，打開相應(yīng)的專利申請(qǐng)文件，預(yù)先閱讀一下申請(qǐng)文件的大致內(nèi)容，然后詢問審查員關(guān)于該申請(qǐng)文件的缺陷有哪些。
審查員在說明專利申請(qǐng)文件中存在的缺陷內(nèi)容時(shí)，有時(shí)會(huì)提供相應(yīng)的修改建議，此時(shí)，代理人需要針對(duì)審查員指出的形式缺陷，快速做一個(gè)邏輯判斷，明確審查員指出的形式缺陷是否真實(shí)存在，并判斷按照審查員指出的缺陷修改方式，是否涉及到專利的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容修改，審查員提供的修改方式是否違背發(fā)明人的初衷。
在通話結(jié)束時(shí)，代理人可以與審查員明確一下該次電話溝通過程需要修改的文件范圍，是否僅需要修改權(quán)利要求書。
另外，在通話過程中，還需要明確提交答復(fù)文件的方式，采用常規(guī)答復(fù)方式還是采用加快答復(fù)方式。
四、答復(fù)方式
代理人在與審查員電話溝通完畢后，可以根據(jù)溝通內(nèi)容自行制作電話記錄單和書面修改文件。
其中，若書面修改文件涉及到關(guān)于專利保護(hù)范圍的實(shí)質(zhì)性修改，建議向客戶提供書面修改文件，待與客戶確認(rèn)后，再提交該書面修改文件；若是僅僅涉及到專利申請(qǐng)文件的形式修改，可自行提交書面修改文件。
當(dāng)前，關(guān)于主動(dòng)修改的答復(fù)方式，包括兩種：常規(guī)答復(fù)方式和加快答復(fù)方式。其中，加快答復(fù)方式，即制作XML格式文件，可以將書面修改文件快速提交給審查員，加快答復(fù)速度。
在提供答復(fù)文件過程中，若是審查員涉及到說明書的修改，而代理機(jī)構(gòu)無法提交說明書的修改文件時(shí)，可以再次與審查員進(jìn)行電話溝通，審查員可以依職權(quán)對(duì)說明書進(jìn)行主動(dòng)修改。
因此，作為代理人，我們?cè)诮邮盏綄彶閱T的電話時(shí)，除了要清楚、準(zhǔn)確的了解文件內(nèi)容外，還需要把握電話溝通過程中的專利修改范圍，使得申請(qǐng)人具有較大的專利保護(hù)范圍，提高專利申請(qǐng)質(zhì)量。
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如果審查員在電話討論中同意的修改內(nèi)容屬于本章第5.2.4.2節(jié)和第6.2.2節(jié)所述的情況，則審查員可以對(duì)這些明顯錯(cuò)誤依職權(quán)進(jìn)行修改”。
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其中，電話討論是一種比較快捷、溝通效率較高的一種溝通方式，電話討論包括兩方面，即審查員主動(dòng)打電話與申請(qǐng)人/代理人進(jìn)行專利文件溝通，以及，代理人/申請(qǐng)人主動(dòng)打電話給審查員進(jìn)行專利文件溝通。
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一、聯(lián)系時(shí)機(jī)
筆者認(rèn)為審查員主動(dòng)發(fā)起的電話討論大致涉及如下幾種類型的專利事務(wù)：
1、查看到專利申請(qǐng)文件中存在次要的且不會(huì)引起誤解的形式方面的缺陷；
2、審查員對(duì)于專利申請(qǐng)文件的部分內(nèi)容（尤其是權(quán)利要求書的內(nèi)容）存在疑問；
3、審查員對(duì)于代理人提交的意見陳述內(nèi)容的答復(fù)觀點(diǎn)存在疑問，需要與代理人溝通答復(fù)文件內(nèi)容。
審查員在查看到文件中存在次要的且不會(huì)引起誤解的形式方面的缺陷后，會(huì)主動(dòng)進(jìn)行電話溝通，這樣一方面可以加快審查速度，縮短審查期限，提高審查效率。
另一方面可以雙方的減少溝通成本，通過電話討論能夠讓代理人快速、清楚、準(zhǔn)確的了解到審查員認(rèn)為專利申請(qǐng)文件存在的缺陷。
因此，審查員主動(dòng)電話溝通的時(shí)機(jī)為在確定專利申請(qǐng)文件中存在次要的且不會(huì)引起誤解的形式方面的缺陷，且認(rèn)為電話溝通能夠更為清楚、準(zhǔn)確的了解到缺陷內(nèi)容時(shí)，審查員會(huì)主動(dòng)打電話給代理人，以溝通相應(yīng)的專利申請(qǐng)文件。
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因此，作為代理人，我們?cè)诮邮盏綄彶閱T的電話時(shí)，除了要清楚、準(zhǔn)確的了解文件內(nèi)容外，還需要把握電話溝通過程中的專利修改范圍，使得申請(qǐng)人具有較大的專利保護(hù)范圍，提高專利申請(qǐng)質(zhì)量。
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