【HSE管理體系】審核員如何有效的獲得含金量高的審核信息？
隨著HSE管理體系在企業(yè)內(nèi)部的不斷普及應(yīng)用，企業(yè)員工接受HSE審核的頻次越來(lái)越多，對(duì)迎檢也積累了不少的迎審經(jīng)驗(yàn)與技巧，部分員工甚至可以輕松“蒙蔽”住內(nèi)部審核人員。因此，內(nèi)部審核人員想要獲取有效的審核信息，就需要采取行之有效的審核方式與方法。
1、少講、多看、多問(wèn)、多聽(tīng)
HSE管理體系現(xiàn)場(chǎng)審核應(yīng)是客觀的、獨(dú)立的和公正的，就是應(yīng)以事實(shí)為依據(jù)，以標(biāo)準(zhǔn)或其他文件的規(guī)定為準(zhǔn)繩，收集客觀證據(jù)做出公正判斷。現(xiàn)場(chǎng)審核方法主要是通過(guò)查閱文件、記錄、面談和現(xiàn)場(chǎng)觀察三種方式。如發(fā)現(xiàn)不符合，要按規(guī)定填寫(xiě)不符合報(bào)告，并請(qǐng)受審核方對(duì)事實(shí)表示認(rèn)可簽字。
內(nèi)部審核的技巧來(lái)自于積累，包括自己曾經(jīng)參加的和被審核的經(jīng)歷，每個(gè)內(nèi)審員可以形成各自的風(fēng)格，現(xiàn)場(chǎng)審核的主要手段是看、問(wèn)、聽(tīng)和分析。適當(dāng)?shù)膶徍藭r(shí)間分配，能有效的提供審核效率，通常情況下，8%用于提問(wèn)；22%用于聆聽(tīng)；40%用于查閱；8%用于觀察；12%用于驗(yàn)證；20%用于記錄。在審核過(guò)程中需注意：（１）選擇正確的對(duì)象提問(wèn)；（２）針對(duì)要了解的問(wèn)題提問(wèn)；（３）封閉式提問(wèn)和開(kāi)放式提問(wèn)相結(jié)合；（４）注意觀察易被遺忘的角落；（５）創(chuàng)造一個(gè)良好的審核氣氛。其中查閱的技巧包括：（１）圍繞審核目的、范圍和依據(jù)確定查閱的文件和記錄；（２）根據(jù)項(xiàng)目過(guò)程或順序查閱記錄；（３）邊查閱、邊提問(wèn)、邊記錄；（４）查什么要什么；（５）沿著問(wèn)題的線索追蹤查閱；（６）重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題重點(diǎn)查閱。觀察也有一定的技巧，下列情況可通過(guò)觀察確定：（１）基礎(chǔ)設(shè)施狀態(tài)和運(yùn)行狀況；（２）工作環(huán)境與條件；（３）現(xiàn)場(chǎng)使用的文件或規(guī)定；（４）員工的操作與精神狀態(tài)；（５）儲(chǔ)存、包裝、搬運(yùn)現(xiàn)場(chǎng)；（６）防護(hù)設(shè)施；（７）按標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況。
2、有效地記錄貫穿于整個(gè)審核過(guò)程
在HSE管理體系內(nèi)審之前，每個(gè)內(nèi)審員都編制了專業(yè)性的審核表，里面包含了所要審核要素，審核中，無(wú)論是在查受審核方“如何做”、“做了沒(méi)有”、“做得怎么樣”等各個(gè)方面都要對(duì)方提供的有效證據(jù)（包括書(shū)面證據(jù)和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物），在聽(tīng)的同時(shí)，應(yīng)該將詢問(wèn)到的有效地東西進(jìn)行及時(shí)的記錄，以此作為不符合項(xiàng)或問(wèn)題的證據(jù)，尤其是在對(duì)那些與事故有著直接影響的關(guān)鍵要素的審核中；除此之外，不能單單記錄審核表中的問(wèn)題證據(jù)，若在檢查中查出抽樣檢查以外的問(wèn)題或不符合項(xiàng)也應(yīng)該做記錄，以供參考，或者是需要向其他審核員驗(yàn)證的要素或者是需要向其他部門(mén)繼續(xù)追蹤的問(wèn)題，也應(yīng)該記錄下來(lái)，提醒自己和其他審核員進(jìn)行追溯。審核記錄為現(xiàn)場(chǎng)審核提供了可追溯性。最后內(nèi)審員還具有追蹤問(wèn)題和不符合項(xiàng)整改情況的責(zé)任，對(duì)查出的問(wèn)題的整改情況也應(yīng)該進(jìn)行記錄，作為下次審核需要驗(yàn)證的依據(jù)，或者是為下次審核提供思路。
3、及時(shí)進(jìn)行糾正措施的跟蹤，保證整個(gè)審核過(guò)程形成一個(gè)閉環(huán)
審核不僅僅在于審查受審單位，還在于核實(shí)查出的問(wèn)題是否糾正。審核的形式、方法、內(nèi)容都會(huì)對(duì)審核的有效性產(chǎn)生影響，但是最后的結(jié)果是否得到反饋，是否糾正完成，才會(huì)促進(jìn)HSE體系管理水平提高。
在內(nèi)審中糾正措施具有特別重要的意義，內(nèi)審的重點(diǎn)在于發(fā)現(xiàn)體系的問(wèn)題加以糾正，使體系得到不斷改進(jìn)，因此內(nèi)部審核在現(xiàn)場(chǎng)審核完成及審核報(bào)告發(fā)表后，審核組和管理者代表仍要花許多精力促進(jìn)糾正措施計(jì)劃的有效實(shí)施。對(duì)糾正措施的實(shí)施情況追蹤，可以使使受審部門(mén)對(duì)己形成的不符合項(xiàng)進(jìn)行清理和總結(jié)，徹底解決過(guò)去出現(xiàn)的問(wèn)題，防止HSE管理體系運(yùn)行受到影響；監(jiān)控受審部門(mén)對(duì)現(xiàn)存在的不符合采取的措施，防止其滋生、蔓延或進(jìn)一步擴(kuò)大，造成更大的不良后果；最重要的督促受審部門(mén)認(rèn)真分析原因，防止再發(fā)生，立足于改進(jìn)HSE管理體系，為未來(lái)體系的運(yùn)行創(chuàng)造良好的條件。
任何體系都是上一次運(yùn)行的結(jié)束作為下一次運(yùn)行的開(kāi)始或者說(shuō)第一次運(yùn)行的結(jié)束即為第二次運(yùn)行的起點(diǎn)這種形式運(yùn)作的，并以這種循環(huán)往復(fù)的運(yùn)作形式不斷改進(jìn)、提高體系運(yùn)行水平。因此按照PDCA的思想，做好糾正措施的跟蹤也是審核技巧的一部分。
HSE管理體系審核信息是內(nèi)部審核人員分析體系運(yùn)行問(wèn)題的重要依據(jù)，直接影響著內(nèi)部審核的結(jié)果。因此，在HSE管理體系內(nèi)部審核過(guò)程中，審核人員需合理應(yīng)用審核的方式方法，堅(jiān)持現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)少講、多看、多問(wèn)、多聽(tīng)，將有效記錄貫穿于整個(gè)審核過(guò)程，并及時(shí)進(jìn)行糾正措施的跟蹤，保證整個(gè)審核過(guò)程形成一個(gè)閉環(huán)。


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