ISO9001質量管理體系審核實踐指南審核電子化管理體系中篇
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5.審核電子文件的控制
管理體系方針和程序的電子文件可以有很多文檔格式，這取決于組織制作文件所使用的應用軟件。電子文檔格式包括Text、HTML、PDF，等等。電子表格和數據庫格式也被看作是電子“文件”，皆屬于被審核的管理體系的控制要素。
現在使用者可以相對容易地制作電子數據表格和其他電子文件，審核員應確保通過適當程序，將普遍應用于控制管理體系文件編制的政策，使用在電子文件上。
電子化環境中，組織需要使用適當且有效的方法，來確保充分評審、批準、公布和分發其管理體系文件。這應與編制和修訂電子文件的方法保持一致。
很多情況下，文件控制方法可能是編制文件的應用軟件的標準特征。因此審核員應對這些應用軟件的特定控制方式有一定了解，并作為判定符合適用的管理體系標準的基礎。
電子化管理系統增強了修改、更新、格式變更和以其他方式改進文件的功能，審核員應特別關注諸如文件識別和文件版次等控制要素。
由于電子媒體便于頻繁地修訂文件，審核員應驗證在組織文件控制政策和程序中，是否考慮了對作廢文件的控制。
審核員應驗證EBMS文件化是否為使用者提供了與電子文件功能和控制有關的指導。此外，與適用的管理體系標準有關的“使用點”要求，應在組織的文件獲取政策中予以闡述。審核員應理解組織關于使用者權限的政策和程序，因為這些是實現組織過程的重要因素。
與供方、顧客及其他相關方的外部電子溝通可涉及文件交換。假如這些外部文件可能包含詳細說明組織過程運行的關鍵參數，審核員應驗證這些文件在電子化管理體系中被正式導入和控制的程度。
6.審核電子記錄的控制
電子記錄由過程輸出的數據和電子格式組成。這些電子格式涵蓋的范圍從簡單的電子數據表格到更為復雜的數據庫應用軟件。
審核員應當意識到，組織對電子表格的控制要素，不必與對電子記錄的控制要素相同。例如，關于“標識”，在電子表格中，該術語是指對電子表格自身的命名；而在電子記錄中考慮“標識”，是指對一個特定數據集的電子表格的獨特使用。
審核員應評審組織采集數據的方法，以確保數據錄入活動的準確性。
評價組織對記錄存儲的控制時，由于以下情形會影響EMBS的正常功能，審核員應驗證組織是否了解其存儲容量：
—記錄生成的速度
—記錄保持政策和相應的保存期限
—記錄銷毀的速度
若組織的知識平臺和業績完全在電子記錄中，審核員應評審電子媒介中信息保護的方法。欲了解信息安全知識，請參閱ISO/IEC 17799。


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